Wanneer een organisatie groeit, komen er altijd nieuwe uitdagingen bij kijken. Processen worden complexer, data versnipperder, en de behoefte aan overzicht en controle steeds groter. Dat geldt zeker in de uitzendbranche, waar contracten, urenregistratie en verloning de ruggengraat vormen van de dagelijkse operatie. Voor TOPS uit Bodegraven, een betrokken en groeiend uitzendbureau, werd die complexiteit steeds meer voelbaar.

Het bedrijf had één wens: meer grip op de eigen organisatie. Niet alleen om vandaag beter te presteren, maar ook om morgen klaar te zijn voor verdere groei. En juist daar kwam Easy BI in beeld.

TOPS heeft altijd geloofd dat de kracht van de organisatie ligt in mensen. Hun missie is het verbinden van werkzoekenden en werkgevers, waarbij persoonlijke aandacht en maatwerk centraal staan. Maar zoals bij veel bedrijven in de branche groeide de administratieve last mee met het succes. Tijdens de eerste gesprekken werd duidelijk dat het bedrijf niet zozeer een gebrek aan data had, maar juist een overvloed. Er waren cijfers, tabellen, Excel-bestanden en exports uit verschillende systemen. Wat ontbrak was overzicht. De directie van TOPS wilde niet langer achter de feiten aanlopen en zocht een partner die de business begreep en kon meedenken over hoe data écht waarde toevoegt.

De keuze voor Easy BI was dan ook een bewuste. Niet omdat Easy BI de meest geavanceerde dashboards kon leveren of de ingewikkeldste analyses kon maken, maar omdat de organisatie de belofte deed om data eenvoudig en bruikbaar te maken. Easy BI presenteerde zich niet alleen als leverancier van technologie, maar als partner die grip, vertrouwen en inzicht brengt.

De aanpak van Easy BI begon met luisteren. Niet de techniek stond centraal, maar de vraag wat TOPS écht nodig had om het werk makkelijker te maken. De gesprekken gingen over de dagelijkse praktijk: de tijd die medewerkers kwijt waren aan het controleren van uren en corrigeren van fouten, de rapportages die vaak pas achteraf inzicht gaven, en de wens van de directie om te kunnen sturen op actuele cijfers. Daarbovenop kwam de ambitie om verder te groeien zonder dat de organisatie zou vastlopen in administratie. Easy BI stelde de juiste vragen en legde de pijnpunten bloot. Pas toen het beeld compleet was, werd duidelijk welke oplossingen nodig waren.

De oplossing die Easy BI ontwikkelde voor TOPS was geen groot allesomvattend systeem, maar een slimme samenstelling van ingrepen die samen een enorme impact maakten. Bestaande systemen werden aan elkaar gekoppeld zodat data automatisch bijeenkwam. Rapportages die voorheen dagen werk kostten, zijn nu met één druk op de knop beschikbaar. De dashboards die zijn ontwikkeld, geven niet alleen cijfers, maar ook inzicht. Ze zijn toegankelijk en overzichtelijk, zodat iedereen binnen de organisatie ze kunnen gebruiken. Medewerkers hoeven geen stapels Excel-bestanden meer naast elkaar te leggen, maar krijgen direct een compleet beeld. Voor de directie betekent dit dat er niet langer gewacht hoefde te worden op rapportages, maar dat er realtime zicht is op de prestaties.

De grootste winst ligt uiteindelijk niet alleen in de techniek, maar in wat die techniek voor mensen betekent. Bij TOPS zorgde de nieuwe werkwijze voor opluchting. Medewerkers hadden minder correctiewerk. Er was duidelijkheid en zekerheid dat de cijfers klopten. In het interview dat TOPS samen met Easy BI had benadrukte Rens Bulten (Business Controller TOPS) dat het werk er overzichtelijker en prettiger op is geworden. Hij gaf aan dat er eindelijk vertrouwen was om beslissingen te nemen, niet langer op gevoel maar op basis van feiten.

Een belangrijk kenmerk van de samenwerking was dat Easy BI zich niet opstelde als leverancier, maar als partner. Het ging niet om het opleveren van een pakket en daarna vertrekken, maar om samen ontwikkelen en samen verbeteren. Easy BI is benaderbaar, denkt mee en implementeerde de oplossingen stap voor stap. Daardoor werden de veranderingen niet alleen technisch haalbaar, maar ook praktisch bruikbaar in de dagelijkse praktijk.

Elke samenwerking brengt nieuwe inzichten, en dat gold ook bij dit project. Voor Easy BI werd opnieuw bevestigd hoe belangrijk het is om de taal van de klant te spreken. Niet praten over BI-modellen en datakoppelingen, maar laten zien hoe een oplossing een uitzendbureau daadwerkelijk helpt. De samenwerking laat ook zien dat grip op data meer is dan techniek. Het gaat om vertrouwen: vertrouwen dat de cijfers kloppen, dat het systeem ondersteunt in plaats van tegenwerkt, en dat de organisatie klaar is voor de volgende stap.

TOPS is klaar voor de toekomst. Met controle over de processen, inzicht in de prestaties en een solide basis voor verdere groei. Voor Easy BI is dit de bevestiging dat de missie, data eenvoudig maken en organisaties laten groeien , werkt. De medewerkers van TOPS hebben weer ademruimte. Ze kunnen zich richten op hun kerntaak: mensen begeleiden naar werk. Ze kan met vertrouwen vooruitkijken, omdat de cijfers betrouwbaar zijn en de systemen ondersteunen.

De samenwerking tussen Easy BI en TOPS is inspirerend voor de hele uitzendbranche, maar ook voor andere sectoren. De uitdagingen die zij hadden, versnipperde data, gebrek aan inzicht, te veel tijd kwijt aan administratie , zijn universeel. De samenwerking met Easy BI laat zien dat de oplossing niet ligt in nóg een systeem, maar in het slim verbinden van wat er al is en het toegankelijk maken van de informatie die ertoe doet.

Easy BI is trots op de samenwerking met TOPS. Hun keuze voor Easy BI is meer dan een technische beslissing: het is een keuze voor een partner die meedenkt, naast hen staat en de organisatie klaarstoomt voor de toekomst. Het verhaal bewijst dat business intelligence niet ingewikkeld hoeft te zijn. Het gaat om overzicht, rust en vertrouwen. Om de zekerheid dat een bedrijf op koers ligt en met vertrouwen verder kan groeien. Voor TOPS maakt dat een wereld van verschil. Voor Easy BI is dit de bevestiging van hun kracht: organisaties helpen om data eenvoudig en waardevol te maken.

Meer weten over onze connectors, portal of visualisaties? Neem contact met ons op de voor de mogelijkheden!