Datro heeft een sterke behoefte aan een goede Cashflow planning en een realtime financieel inzicht. Daarom heeft Datro de strategische keuze gemaakt om samen te werken met Easy BI. Het doel? Inzicht, overzicht en vooruitzicht krijgen op hun financiële processen. Door gebruik te maken van de Exact Online connector en aanvullende modules zoals de Portal met Data Entry, is Datro nu beter dan ooit in staat om hun cashflow, winst en verlies, balans en debiteuren- en crediteurenposities realtime te monitoren en te sturen.

Datro is een specialist in telematica, waarbij betrouwbaarheid, innovatie en klantgerichtheid centraal staan. Met een sterk team van ervaren monteurs, engineers en projectleiders levert Datro oplossingen voor netwerkbekabeling, glasvezeltechniek, netwerkapparatuur, camera systemen en wireless oplossingen. De kracht van Datro zit niet alleen in hun technische expertise, maar ook in hun scherpe projectsturing en duidelijke communicatie met klanten. Projectmatig werken betekent ook dat budgetten, planning en financiële prestaties strak gemonitord moeten worden. En juist op dat vlak wilde Datro een volgende stap zetten: meer grip op de cijfers, meer voorspelbaarheid, en minder tijd kwijt aan het handmatig samenstellen van rapportages.

Net als veel andere groeiende bedrijven werkte Datro met verschillende spreadsheets, handmatige berekeningen en losse tools om financiële rapportages samen te stellen. Het gebruik van Exact Online als financieel systeem bood al een goede basis, maar het inzicht bleef versnipperd. Het kostte wekelijks kostbare tijd om rapportages te maken, en vooruitkijken op basis van historische gegevens bleek lastig.

Datro wilde daarom drie duidelijke doelen bereiken:

• Volledig realtime inzicht in de financiële situatie.
• Eenvoudig kunnen rapporteren richting interne en externe stakeholders.
• Vooruit kunnen kijken op basis van verwachte inkomsten en uitgaven.

Na een selectie koos Datro voor de oplossing van Easy BI. Easy BI is een gespecialiseerde BI-partner die zich richt op het ontsluiten van financiële data en het omzetten ervan in bruikbare inzichten. Met een bewezen track record binnen het MKB en expertise in Exact Online, bleek Easy BI de ideale partner voor Datro’s wensen. Centraal in deze oplossing staat de Exact Online connector van Easy BI. Hiermee wordt alle relevante financiële data automatisch ingelezen in een visueel dashboard, zonder handmatige handelingen. Alle grootboekmutaties, verkoop- en inkoopfacturen, betalingen, openstaande posten en andere kerngegevens zijn nu centraal en realtime beschikbaar. Maar Datro ging een stap verder dan alleen het ontsluiten van historische data.

Om daadwerkelijk te kunnen sturen op cashflow en toekomstige financiële prestaties, koos Datro ook voor de Portal met Data Entry. Dit is een krachtige aanvulling binnen Easy BI, waarmee gebruikers zelf eenvoudig verwachte inkomsten en uitgaven kunnen invoeren. Dat betekent dat projectleiders bijvoorbeeld kunnen aangeven wanneer zij verwachten dat een klant zal betalen, of wanneer grote investeringen of inkopen gepland staan. Deze data wordt vervolgens geïntegreerd in de rapportages en dashboards, waardoor er een realistisch beeld ontstaat van de toekomstige kasstromen. Dit biedt niet alleen rust, maar ook slagkracht. Want wie weet wat er financieel op hem afkomt, kan betere beslissingen nemen, of dat nu gaat over investeren, opschalen of juist tijdelijk gas terugnemen.

De implementatie van Easy BI resulteerde in een compleet financieel dashboard dat het management van Datro dagelijks gebruikt. De volgende onderdelen maken onderdeel uit van deze cockpit:

• Winst- en verliesrekening (P&L): Real-time inzicht in omzet, kosten en resultaat. Verschillen tussen budget en realisatie worden direct zichtbaar.
• Balans: Overzicht van activa, passiva en eigen vermogen, inclusief verloop over tijd.
• Debiteurenrapportage: Inzicht in openstaande posten, vervaldagen en betalingsgedrag van klanten.
• Crediteurenrapportage: Monitoring van te betalen facturen, kasstromen en leveranciersverplichtingen.
• Cashflow-dashboard: Een combinatie van gerealiseerde en verwachte kasstromen. Hiermee wordt duidelijk wat de liquiditeitspositie op korte en middellange termijn zal zijn.

Deze rapportages zijn altijd up-to-date en visueel overzichtelijk. Managers kunnen eenvoudig inzoomen op afwijkingen of juist uitzoomen voor het grotere geheel. En dat zonder tussenkomst van de financiële administratie of het maken van aparte Excel-bestanden.

Voor Datro was de keuze voor Easy BI geen toevallige. De voordelen van Easy BI spraken direct aan:

• Snelle implementatie: Dankzij de standaard Exact Online connector kon de basisrapportage binnen enkele dagen draaien.
• Gebruiksvriendelijke interface: Zowel financieel als niet-financieel personeel kan eenvoudig werken met de dashboards.
• Flexibiliteit: Rapportages kunnen op maat worden gemaakt, bijvoorbeeld per project, per afdeling of per periode.
• Beveiliging en betrouwbaarheid: Easy BI voldoet aan alle moderne eisen op het gebied van dataveiligheid en back-up.
• Toekomstbestendig: De oplossing groeit mee met Datro – zowel in functionaliteit als in schaalbaarheid.

Bovendien sprak de persoonlijke benadering van Easy BI aan. Geen one-size-fits-all consultancy, maar een partner die écht meedenkt over wat nodig is om grip te krijgen op cijfers en processen.

Wat de samenwerking tussen Datro en Easy BI bijzonder maakt, is dat het niet stopt bij het tonen van cijfers. De dashboards en data worden actief gebruikt in de besluitvorming. Zo worden managementmeetings gevoed door actuele data, en kunnen projectleiders sneller bijsturen op basis van hun financiële voortgang. Bovendien zorgt de integratie tussen historische cijfers en toekomstige verwachtingen voor een sterke prognose. Dit voorkomt verrassingen en stelt het team in staat om tijdig actie te ondernemen als er afwijkingen zichtbaar worden. Denk aan een te hoge debiteurentermijn, een teruglopende marge of een piek in de uitgaven.

De impact van de implementatie is op meerdere vlakken voelbaar binnen Datro:

• Tijdswinst: De financiële afdeling hoeft geen handmatige exports meer te maken of spreadsheets te combineren.
• Betere cashflowplanning: Door verwachte inkomsten en uitgaven te combineren met gerealiseerde cijfers, ontstaat een betrouwbaar beeld van de liquiditeitspositie.
• Sneller schakelen: Door dagelijks inzicht in de belangrijkste KPI’s kan het management sneller bijsturen.
• Rust in de organisatie: Iedereen weet waar hij aan toe is. Geen verrassingen meer, maar voorspelbaarheid en grip.

Easy BI is dé BI-specialist voor MKB-bedrijven die werken met Exact Online. Met een unieke combinatie van standaard connectors, gebruiksvriendelijke dashboards en slimme uitbreidingen zoals de Portal met Data Entry, maakt Easy BI financiële inzichten toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. De kracht van Easy BI zit in het wegnemen van complexiteit. Geen zware IT-trajecten, maar een pragmatische aanpak waarmee bedrijven in korte tijd resultaat boeken. Of het nu gaat om inzicht in cashflow, marges, openstaande posten of budget versus realisatie: Easy BI maakt het eenvoudig.

Met klanten in uiteenlopende sectoren, van bouw tot dienstverlening, heeft Easy BI een scherp oog voor wat echt telt in het MKB. Daarbij staat persoonlijk contact, snelheid en betrouwbaarheid centraal.

Voor Datro is deze stap een belangrijk onderdeel van hun bredere strategie om meer datagedreven te gaan werken. De inzichten uit Easy BI vormen niet alleen input voor het financiële beleid, maar worden ook gebruikt bij projectsturing, salesplanning en strategische keuzes. In de toekomst wil Datro mogelijk ook extra modules toevoegen, zoals KPI-dashboards voor operationele prestaties of integraties met andere databronnen. De samenwerking met Easy BI biedt daarvoor alle ruimte. De basis is gelegd: een schaalbaar, betrouwbaar platform dat meegroeit met de ambities van het bedrijf.

Met de keuze voor Easy BI heeft Datro een slimme en toekomstgerichte zet gedaan. Door hun financiële data vanuit Exact Online te koppelen aan de visuele dashboards van Easy BI, én door de inzet van de Portal met Data Entry, beschikt het bedrijf nu over een krachtige BI-oplossing waarmee ze zowel terug- als vooruit kunnen kijken. Het resultaat? Meer inzicht, minder tijdverlies, en vooral: betere beslissingen. Daarmee verstevigt Datro haar positie als innovatieve speler in de elektrotechniek, niet alleen technisch, maar ook financieel.